Protection des renseignements personnels

Renseignements sommaires

LA COLLECTE, L’UTILISATION ET LA DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS VOUS CONCERNANT

Renseignements recueillis

Nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels afin de vous fournir les produits et les services que vous avez demandés. Les renseignements personnels sont recueillis aux fins d’établir et de maintenir des communications avec vous; d’évaluer les risques selon le principe de la prudence; d’examiner et de payer les réclamations; de détecter et de prévenir la fraude; d’offrir et de fournir les produits et services pour répondre à vos besoins; de recevoir des paiements en fonction des primes d’assurance, des contributions à l’investissement, des remboursements de prêts sur police et des paiements d’hypothèques; de déposer des fonds dans votre compte; d’approuver et d’administrer des hypothèques; de compiler des statistiques et d’agir conformément à ce qu’exige et autorise la loi (les « Fins définies »).

Nous adoptons une vision globale des Fins définies. En d’autres termes, nous ne recueillons pas les renseignements personnels pour une seule des fins (p. ex. la souscription à votre police). Nous recueillons les renseignements personnels pour toutes les Fins définies. Vous pouvez donc vous attendre à ce que, bien que nous puissions initialement utiliser les données pour souscrire votre police, nous pourrions ultérieurement les utiliser à des fins de réclamations.

Nous ne recueillons que les renseignements personnels dont nous avons besoin pour vous offrir le service et les prestations auxquelles vous êtes admissible à titre de client individuel ou de participant à un régime collectif. Le type de renseignements personnels que nous détenons dépend de vos transactions avec nous, mais peut comprendre vos nom, adresse, numéro de téléphone, date de naissance, situation de famille, état civil, profession, dossier médical et de santé, actifs, passifs, revenus, cote de crédit, dossiers de crédit et de paiement, renseignements bancaires, expérience d’assurance antérieure (y compris l’historique des réclamations), dossier de conduite et la question de savoir si un crédit vous a été accordé ou refusé. Nous utilisons uniquement vos renseignements personnels aux Fins définies.

Donner un consentement

Lorsque vous devenez client de Wawanesa Vie, que ce soit à titre de client individuel ou de participant à un régime collectif, vos renseignements personnels sont obtenus et utilisés uniquement avec votre consentement. Le consentement que vous donnez à ce moment-là nous permet de gérer tous les aspects de votre couverture d’assurance. Afin de vous fournir des prestations en tant que client individuel ou de participant à un régime collectif, il peut être nécessaire que vous nous fournissiez des renseignements personnels supplémentaires à un moment ultérieur. Il se peut que nous ne vous demandions pas de donner votre consentement à ce moment-là sauf si les renseignements fournis doivent être utilisés à une nouvelle fin qui n’est pas énumérée dans les Fins définies.

Votre consentement peut être exprès ou implicite. Dans la mesure du possible, nous obtiendrons votre consentement exprès. Par exemple, lorsque vous signez un formulaire de demande vous nous donnez un consentement exprès à l’égard de l’utilisation de vos renseignements personnels pour vous fournir des produits et des services, ainsi qu’aux personnes à votre charge. Compte tenu de la nature du secteur de l’assurance-vie, le consentement peut être implicite dans certaines circonstances. Par exemple, si vous êtes membre d’un régime collectif et que vous présentez une carte identifiant les prestations à un pharmacien plutôt que de payer pour une prescription, cela peut être considéré comme un consentement implicite à ce que le pharmacien fournisse vos renseignements personnels à Wawanesa Vie afin d’obtenir le paiement du service fourni et que Wawanesa Vie traite la demande connexe de paiement.

En ce qui concerne nos clients actuels, nous continuerons à utiliser et à divulguer vos renseignements personnels recueillis précédemment conformément à notre politique actuelle de protection de la vie privée, à moins que vous ne nous informiez du contraire. Nous en déduirons que le consentement a été obtenu pour l’utilisation ou la divulgation continue de vos renseignements personnels par la continuation du versement des primes, la présentation de réclamations et les demandes à l’égard d’autres formes de service.

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Retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement, sous réserve des obligations légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Le retrait de consentement peut restreindre notre capacité à vous fournir le produit ou le service demandé ou nous pourrions avoir à résilier votre police. Si vous souhaitez retirer votre consentement, vous devez tout d’abord communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels, Wawanesa Vie, 236 Carlton St., Winnipeg (Manitoba) R3C 1P5 pour comprendre les conséquences de ce retrait et, si vous choisissez d’aller de l’avant, donner le préavis requis.

Protection de votre vie privée

Vos renseignements personnels sont conservés dans la plus stricte confidentialité. Nous protégeons vos renseignements personnels des erreurs, des pertes et d’un accès non autorisé.

Accès des employés aux renseignements personnels

Nos employés qui ont accès à vos renseignements personnels sont informés de la manière d’en préserver la confidentialité. De manière générale, les employés ont seulement accès aux renseignements nécessaires pour qu’ils effectuent leur travail. Tous les employés de Wawanesa Vie sont liés par une politique de confidentialité.

Mesures de protection des renseignements

Nous avons développé des procédures de sécurité et continuons à les améliorer pour sauvegarder et protéger les renseignements personnels à l’égard des pertes, du vol, de la divulgation non autorisée, de la reproduction et d’une utilisation ou d’une modification non autorisée. Nous maintenons des mesures de protection et des procédures de sécurité appropriées qui reflètent les types de documents, y compris les documents électroniques ou sur papier. Les mesures administratives prises comprennent des habilitations de sécurité et la limitation de l’accès en fonction du principe d’accès sélectif. Les mesures technologiques comprennent l’utilisation de mots de passe et le chiffrement.

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Tiers

Il existe des situations propres au secteur de l’assurance-vie pour lesquelles nous fournirons des renseignements personnels selon ce que dictent les pratiques d’assurance prudentes. À titre d’exemple, dans le cadre du processus de souscription, nous pourrions transmettre des renseignements personnels à d’autres sociétés d’assurance, y compris les sociétés de réassurance qui partagent le risque. Nous pourrions transmettre des renseignements personnels à des organisations de services paramédicaux ou de services médicaux semblables auxquelles nous avons fait appel pour recueillir des renseignements médicaux de vous.

Nous pourrions également transmettre des renseignements personnels à des entreprises qui offrent des produits et des services aux sociétés d’assurance et à leurs clients, comme les administrateurs de prestations et les prestataires de services de paiement des demandes de remboursement. De plus, nous pourrions transmettre des renseignements personnels à des intermédiaires d’assurance comme votre courtier.

Nous pourrions divulguer des renseignements personnels aux prestataires de services de traitement et de stockage de renseignements, ainsi que des services de programmation, d’impression, d’envoi et de distribution.

Seuls les renseignements nécessaires à ces services seront fournis par nous à ces prestataires de services et cela se fera en fonction de leur maintien de la confidentialité des renseignements. Les personnes, les organisations et les prestataires de services peuvent être situés dans d’autres provinces ou d’autres territoires à l’extérieur du Canada. Vos renseignements peuvent être partagés comme l’exigent les lois de ces territoires.

Dans le cas où des renseignements médicaux vous concernant sont recueillis ou transmis, nous obtiendrons toujours votre consentement exprès pour le faire.

Nous ne mettons pas de renseignements personnels à la disposition d’organisations affiliées, comme des filiales, sans votre consentement.

Conservation et destruction des renseignements personnels

Nous conservons vos renseignements personnels seulement aussi longtemps qu’ils nous sont nécessaires pour gérer les produits et les services et pour une période raisonnable subséquemment ou pour satisfaire aux exigences légales, réglementaires ou fiscales. Nous détruisons vos renseignements personnels lorsqu’ils ne sont plus nécessaires ou nous retirons votre nom des renseignements.

Accès à vos renseignements personnels

Vous avez le droit de présenter une demande écrite d’accès à vos renseignements personnels qui sont en notre possession et d’y effectuer des corrections. Une telle demande peut être faite au premier vice-président, chef des services juridiques et secrétaire général. Nous répondrons à votre demande dans les 30 jours ou vous informerons si un délai supplémentaire est nécessaire pour répondre à votre demande.

Il peut qu’il y ait des situations dans lesquelles il nous est légalement interdit de vous permettre d’accéder à vos renseignements personnels. Par exemple, il nous serait interdit de le faire si le fait de vous permettre d’accéder à vos renseignements personnels était susceptible de révéler des renseignements personnels concernant une autre personne ou d’autres renseignements de nature confidentielle. Si c’est le cas, nous vous indiquerons pourquoi, sous réserve des restrictions légales.

Nous pouvons également vous facturer l’accès aux renseignements personnels, mais nous ne le ferons qu’après vous avoir d’abord informé du coût approximatif.

Nous modifierons les renseignements personnels pour lesquels il est démontré qu’ils sont inexacts ou incomplets.

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Principes sous-jacents à la politique de protection des renseignements personnels de Wawanesa Vie

1. Responsabilité. Nous avons désigné une personne, le premier vice-président, chef des services juridiques et secrétaire général, comme personne ayant la responsabilité de s’assurer que nous utilisons les renseignements personnels de manière adéquate.
2. Établissement des fins. Nous établirons les fins de la collecte des renseignements personnels au moment ou avant la collecte des renseignements.
3. Consentement. Nous recueillerons, utiliserons ou divulguerons uniquement vos renseignements avec votre connaissance et votre consentement conformément à ce que prévoit la loi.
4. Restriction de la collecte. Nous ne recueillerons que les renseignements personnels qui sont nécessaires aux fins que nous avons définies.
5. Restriction de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation. Nous n’utiliserons ni ne divulguerons les renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec un consentement ou si la loi l’exige. Les renseignements personnels seront conservés seulement aussi longtemps que nécessaires pour la réalisation de ces objectifs.
6. Exactitude des renseignements. Les renseignements personnels seront aussi exacts, exhaustifs et actuels que nécessaire aux fins pour lesquelles ils doivent être utilisés.
7. Mesures de protection. Les renseignements personnels seront protégés par des mesures de protection adaptées à leur caractère sensible.
8. Transparence. Nous mettrons à la disposition des particuliers des renseignements précis sur nos politiques et nos pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels.
9. Accès individuel. Sur demande, un particulier sera informé de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et un accès à ces renseignements lui sera donné. Un particulier peut contester l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements et les faire modifier, le cas échéant.
10. Contestation de la conformité. Un particulier peut transmettre une contestation de la conformité aux principes décrits ci-dessus au premier vice-président, chef des services juridiques et secrétaire général, qui est responsable de notre conformité à ces principes.

Ces principes sont plus amplement élaborés dans notre politique de protection des renseignements personnels.

Autres renseignements et coordonnées

Vous pouvez obtenir de plus amples renseignements sur notre politique de protection des renseignements personnels et nos pratiques concernant les prestataires de services à l’extérieur du Canada à partir du site www.wawanesa.com ou de notre service d’assistance à la clientèle, Wawanesa Vie, 236 Carlton St., Winnipeg (Manitoba) R3C 1P5.

Si vous avez une question (y compris une question concernant la collecte de renseignements personnels par nous ou la collecte, l’utilisation, la divulgation ou le stockage de renseignements personnels pour notre compte par les prestataires de services à l’extérieur du Canada) ou une plainte concernant nos politiques et procédures de protection de la vie privée, veuillez communiquer avec la personne responsable du respect de la protection des renseignements personnels de l’entreprise à l’adresse qui suit :

Si votre problème n’est pas résolu à votre satisfaction, vous pouvez transmettre vos préoccupations au fonctionnaire concerné désigné dans la législation provinciale pertinente ou, dans le cas où il n’y en a pas, au commissaire à la protection de la vie privée du Canada.

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